El valor de las auditorías: Cómo maximizar su impacto en la organización.

 

Por: Paola Florez. Ingeniera industrial, Especialista SST y Magister en gestión ambiental. Auditora, consultora y formadora en sistemas de gestión.

Las auditorías, según la norma ISO 19011:2018, son un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar evidencias objetivas y determinar el cumplimiento de los criterios de auditoría. Para muchas organizaciones, consiste en una actividad para cumplir un requisito legal (como las auditorías internas al sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo) o normativo (auditorías internas en sistemas de gestión bajo estándar ISO). Sin embargo, una auditoria bien conducida es una actividad que agrega valor a la organización, de ahí la importancia que sea correctamente gestionada. Este artículo explora algunos factores clave para el desarrollo de auditorías eficaces que agreguen valor a una organización.

Las auditorías internas tienen varios propósitos, entre ellos

• Verificar la planificación del sistema de gestión.
• Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, normativos y organizacionales.
• Medir la eficacia del sistema de gestión.
• Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión.
• Identificar oportunidades de mejora.
• Brindar información para la revisión por la dirección

Con el fin de asegurar que la auditoria agregue valor, la organización puede llevar a cabo las siguientes acciones en las etapas correspondientes:

·        Establecer el programa de auditoria con base en prioridades. El común denominador es que las organizaciones realicen una auditoria interna a todos sus procesos una vez al año, y este no necesariamente debe ser así. La programación de auditorías debería basarse en criterios objetivos de desempeño de los procesos, tales como su criticidad para el sistema evaluado, los riesgos y oportunidades asociadas, las salidas no conformes, las no conformidades y el logro de los objetivos, entre otros.

·        Definir claramente los objetivos, el alcance, los riesgos y los recursos requeridos para el desarrollo de la auditoria. Esto parece obvio pero muchas veces se pasa por alto, en especial lo relativo a los riesgos, un buen auditor está en capacidad de sortear situaciones que pongan en riesgo el logro de los objetivos de la auditoria.

·        Seleccionar adecuadamente a los auditores, a partir de criterios de educación, formación y experiencia. De manera especial se debe garantizar la independencia y objetividad, adicionalmente, un auditor con experiencia en un estándar o sector económico en específico puede tener mayor capacidad para encontrar áreas de mejora.

·        Preparar previamente la auditoria, acercándose a un conocimiento de la naturaleza de la organización y sus procesos. Esto es especialmente importante cuando los auditores son contratados externamente, un auditor profesional debe conocer en la mejor medida posible la organización y los procesos a auditar, sus criterios de operación y desempeño, así como los riesgos asociados. Lo anterior le aporta información para ejecutar una auditoria con enfoque a procesos y pensamiento basado en riesgo.

·        Mantener una comunicación fluida y respetuosa con el auditado, asegurándose que cualquier desviación sea reportada en forma oportuna. En la medida de lo posible, las no conformidades deben ser comunicadas una vez sean encontradas y jamás se deben incluir en el informe no conformidades que no se hayan comunicado previamente al auditado.

·        Empoderar a los lideres y otros responsables en los procesos, en el análisis de causas y establecimiento de planes de acción. Otra de las premisas que parecen obvias, pero no lo son, en muchas ocasiones es el líder del sistema de gestión quien asume esta tarea, lo cual es un error. Pues si bien puede participar como facilitador, son las personas a cargo del proceso las más idóneas para establecer las mejoras que se harán como resultado de la auditoria.

Los ingenieros industriales tienen un papel fundamental en el desarrollo de auditorías eficaces. Su capacidad de abordar los sistemas de gestión de forma sistémica y con enfoque a procesos les permite identificar oportunidades de mejora y agregar valor a las organizaciones.